PEC o codice destinatario?
Come inviare e ricevere le fatture elettroniche

Fatturazione elettronica · guida pratica · aggiornato a ottobre 2026 · di Rosario Giacalone

«Mi hanno chiesto il codice destinatario, ma io ho la PEC: cosa do?». È una delle domande che sento più spesso, e la confusione nasce da un motivo preciso: sotto l'etichetta «PEC o codice destinatario» si nascondono due domande diverse, che vanno tenute separate.

• Come invii le tue fatture al Sistema di Interscambio (SDI);
• Dove ricevi le fatture che ti mandano i fornitori.

Sono indipendenti: puoi inviare con la PEC e ricevere con un codice destinatario, o il contrario. In questo articolo le vediamo una alla volta, con i costi, le notifiche dello SDI e gli errori che capitano più spesso.

Prima di tutto: cosa fa lo SDI

Lo SDI è il «postino» obbligatorio gestito dall'Agenzia delle Entrate. Ogni fattura elettronica verso un soggetto italiano passa da lì, qualunque programma tu usi. Quando riceve il file XML, lo SDI:

1. controlla il file: formato, partita IVA o codice fiscale esistenti, coerenza dei calcoli, che non sia un doppione di una fattura già inviata;
2. se i controlli falliscono, lo scarta e ti manda una notifica di scarto: la fattura si considera non emessa;
3. se i controlli vanno bene, lo recapita al destinatario e ti manda una ricevuta.

Una fattura spedita solo in PDF per email, quindi, non è una fattura elettronica: al massimo è una copia di cortesia.

Prima domanda: come invii le tue fatture

1. Invio tramite PEC

Il file XML viene allegato a un messaggio PEC indirizzato allo SDI. Per il primo invio si usa l'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it; nelle risposte lo SDI comunica l'indirizzo PEC da usare per gli invii successivi. Ogni messaggio non può superare i 30 MB, che per le fatture normali è più che sufficiente.

Pro: la PEC ce l'hai già (è obbligatoria per società e ditte individuali iscritte al Registro delle imprese), quindi non serve attivare nulla di nuovo e non c'è un costo per singola fattura.

Contro: le ricevute dello SDI arrivano come normali messaggi di posta certificata, con un file allegato. Se la casella si riempie, se qualcuno sposta o cancella i messaggi, se cambia la password e nessuno aggiorna il programma, le notifiche si perdono o arrivano in ritardo. Con poche fatture al mese è un rischio gestibile; con molte diventa lavoro di controllo.

2. Canale diretto con lo SDI

Lo SDI accetta anche collegamenti diretti da sistema a sistema (i canali chiamati SDICoop e SDIFTP). Per usarli bisogna essere accreditati presso lo SDI, con prove tecniche e certificati: un negozio o un artigiano non lo fa da sé, ma si appoggia al canale del fornitore del software o di un intermediario.

Pro: il programma invia e riceve senza passare da una casella di posta. Lo stato di ogni fattura (consegnata, scartata, non recapitata) si aggiorna da solo sul documento, e lo stesso canale ti assegna un codice destinatario per ricevere le fatture dei fornitori.

Contro: di solito ha un costo per invio o un canone. Conviene quando i volumi rendono prezioso non dover più controllare nulla a mano.

3. Portale «Fatture e Corrispettivi»

L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente un portale web (si accede con SPID, CIE o CNS) e un'app per compilare e inviare le fatture una per una. Va bene per chi emette pochissime fatture all'anno. Il limite è che è un'isola: non sa nulla del tuo magazzino, dei tuoi listini o del tuo scadenzario, quindi tutto il resto va tenuto altrove.

Seconda domanda: dove ricevi le fatture dei fornitori

Quando un fornitore ti fattura, deve dire allo SDI dove consegnarti la fattura. Lo fa con due campi dell'XML:

• Codice destinatario: 7 caratteri, assegnati dal canale diretto che usi (il tuo software o il tuo intermediario);
• PEC destinatario: usata quando il codice destinatario è 0000000.

Cosa significa davvero 0000000

Il codice 0000000 significa «questo cliente non ha un codice destinatario». A quel punto:

• se nella fattura c'è una PEC, lo SDI recapita lì;
• se non c'è nulla (tipico dei clienti privati), lo SDI mette la fattura a disposizione nell'area riservata del cliente sul portale «Fatture e Corrispettivi». Il fornitore riceve una ricevuta di impossibilità di recapito e deve avvisare il cliente, di solito consegnandogli anche una copia in PDF.

Per i clienti esteri si usa invece XXXXXXX, e per la Pubblica Amministrazione il Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri, che si trova sull'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).

Il consiglio più utile: registra il tuo indirizzo telematico

Sul portale «Fatture e Corrispettivi» c'è un servizio che si chiama registrazione dell'indirizzo telematico. Scegli una volta il canale dove vuoi ricevere tutte le fatture (un codice destinatario oppure una PEC) e, da quel momento, lo SDI usa sempre quello, qualunque cosa scriva il fornitore nella fattura.

È la soluzione più semplice al problema del fornitore che sbaglia il codice, usa quello vecchio o manda tutto alla PEC di un ex dipendente. Dallo stesso portale puoi anche generare un QR code con i tuoi dati di fatturazione, da mostrare al fornitore o al banco di un negozio.

Le notifiche dello SDI: cosa significano

Dopo ogni invio lo SDI risponde con una ricevuta. Saperle leggere evita il 90% dei dubbi:

Lo SDI ha fino a 5 giorni per rispondere, anche se di solito ci mette molto meno. Una fattura senza nessuna ricevuta dopo qualche giorno va controllata: spesso è finita in una casella PEC che nessuno guarda.

Non dimenticare la conservazione

Le fatture elettroniche, emesse e ricevute, vanno conservate a norma: non basta tenere gli XML in una cartella del computer. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito, che si attiva aderendo dal portale «Fatture e Corrispettivi». In alternativa ci si affida a un conservatore, servizio che molti canali diretti includono. Qualunque strada scegli, verifica che sia attiva: è un adempimento che si dimentica facilmente perché nessuno lo chiede finché non serve.

Quanto costa ogni strada

In gestionale.online l'invio tramite PEC è incluso nel piano Base, senza costo per fattura. Chi preferisce l'invio diretto con codice destinatario può aggiungere pacchetti prepagati da 500 o 1.000 invii, a 0,15 € l'uno.

Quale scegliere, in pratica

• Emetti poche fatture al mese e controlli la PEC con regolarità: la PEC basta e avanza.
• Fatturi tutti i giorni, o in ufficio lavorate in più persone: il canale diretto ti toglie il controllo della posta e ti dà uno storico sempre aggiornato.
• In ogni caso, per la ricezione, registra l'indirizzo telematico sul portale dell'Agenzia: è gratis e chiude per sempre il problema dei codici sbagliati.

Non è una scelta definitiva. Si può partire con la PEC e passare al canale diretto più avanti, senza rifare nulla di quello che hai già emesso: cambia solo la strada, non le fatture.

Gli errori che vedo più spesso

• Codici diversi sparsi tra i fornitori: negli anni si cambia software e ogni fornitore ha un codice diverso. La registrazione dell'indirizzo telematico risolve.
• PEC personale di un dipendente usata per le fatture: quando la persona se ne va, le fatture restano lì.
• Casella PEC piena: le fatture dei fornitori finiscono in «impossibilità di recapito» e le trovi solo andando a cercarle nell'area riservata.
• Notifica di scarto ignorata: la fattura sembra emessa, ma per il fisco non esiste. Va corretta e rinviata entro 5 giorni.
• Pensare che il PDF basti: il PDF è una cortesia, la fattura vera è l'XML passato dallo SDI.

Domande frequenti