Sembra il dettaglio più noioso di tutta la fatturazione, ed è probabilmente vero, ma è anche uno dei pochi punti dove un errore si nota subito, sia a un controllo sia semplicemente aprendo il registro. Ecco le regole di base, senza tecnicismi superflui.
La numerazione deve essere progressiva
Ogni fattura deve avere un numero univoco e progressivo, tale da identificarla senza ambiguità. In pratica: non puoi emettere la fattura 45 e poi la 44, e non puoi avere due fatture con lo stesso numero nello stesso anno.
I "buchi" nella numerazione sono un problema
Se la numerazione salta (dalla 12 si passa alla 15, senza 13 e 14), un controllo può ragionevolmente chiedersi dove sono finite le fatture mancanti. Non è detto che sia successo qualcosa di scorretto (capita per errori tecnici, prove, documenti annullati prima dell'invio), ma va giustificato, e conviene evitarlo quando possibile.
Un caso diverso: una fattura già inviata allo SDI e poi risultata sbagliata NON si cancella e non libera il suo numero. Si emette una nota di credito (per correggere l'importo) o una nuova fattura corretta con un numero nuovo, lasciando quella sbagliata nella sequenza così com'è.
Si può ripartire da 1 ogni anno, ma non è obbligatorio
La numerazione deve garantire l'univocità per almeno l'anno solare. La scelta più comune è ripartire da 1 il primo gennaio (magari con l'anno nel numero, es. 1/2027), ma si può anche continuare la sequenza senza interruzioni di anno in anno: quello che conta è la coerenza, non ricominciare per forza.
Più serie di numerazione, quando servono
Chi ha più punti vendita, o vuole tenere separate fatture e note di credito, o gestisce sia vendite normali sia vendite verso la Pubblica Amministrazione, può usare più serie parallele (es. un prefisso "A/" e "B/"), ognuna con la propria numerazione progressiva indipendente. Anche qui: l'importante è la coerenza interna di ogni serie, non un'unica sequenza per tutta l'azienda.
L'errore più comune: numerare a mano su più strumenti diversi
Il problema più frequente non è capire la regola, è rispettarla quando si usano strumenti diversi per emettere documenti (un gestionale, un foglio Excel per le urgenze, un collega che fattura da un altro computer). Ogni fonte separata di numerazione è un'occasione in più per un numero duplicato o un buco. La soluzione più affidabile è avere un solo punto che assegna i numeri, sempre lo stesso, per tutta l'azienda.
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