Sembra il dettaglio più noioso di tutta la fatturazione, ed è probabilmente vero. Ma è anche uno dei pochi punti in cui un errore si vede subito: basta aprire il registro delle fatture emesse e scorrere i numeri. In questo articolo trovi la regola di legge, cosa è permesso e cosa no, e come comportarsi nei casi che mettono in difficoltà: fatture scartate, numeri saltati, doppioni, cambio di programma a metà anno.
La regola di legge, in una riga
L'articolo 21 del DPR 633/1972, la legge sull'IVA, chiede che ogni fattura riporti un numero progressivo che la identifichi in modo univoco. Tutto il resto discende da qui:
- progressivo: i numeri crescono, senza tornare indietro;
- univoco: due fatture non possono essere confuse tra loro.
La legge non impone un formato preciso. Lettere, barre, trattini e anno nel numero sono tutti ammessi, purché la sequenza resti chiara e coerente.
Formati di numerazione validi
| Esempio | Come funziona |
|---|---|
1, 2, 3 … | Numerazione semplice. Può ripartire ogni anno oppure continuare negli anni. |
1/2026, 2/2026 … | Numero e anno: riparte da 1 a gennaio ed è impossibile confondere anni diversi. |
A/1, A/2 … B/1, B/2 … | Due sezionali, ognuno con la propria sequenza (per esempio due punti vendita). |
FV-2026-0001 | Prefisso, anno e numero con zeri davanti: ordinato e leggibile, anche nei nomi dei file. |
Scegli un formato e mantienilo. Cambiarlo a metà anno non è vietato, ma rende il registro più difficile da leggere e da controllare.
Ripartire da 1 ogni anno: si può, ma non è obbligatorio
Fino al 2012 la numerazione doveva ripartire ogni anno. Dal 2013 non è più obbligatorio, e l'Agenzia delle Entrate ha chiarito che vanno bene entrambe le scelte:
- numerazione annuale, che riparte da 1 il primo gennaio: l'univocità è garantita dalla combinazione di numero e data, oppure dall'anno inserito nel numero (
1/2026); - numerazione continua, che prosegue negli anni senza mai ripartire (dopo la 1.250 del 2026 viene la 1.251 del 2027).
La scelta più diffusa resta ripartire ogni anno, perché il numero dice subito quante fatture hai emesso da gennaio. L'importante è non mescolare: niente ripartenze a metà anno.
Più serie di numerazione (sezionali)
Puoi tenere più sequenze parallele, ognuna con la sua numerazione progressiva indipendente. Servono di solito quando:
- hai più punti vendita o sedi che fatturano in autonomia;
- svolgi attività diverse che vuoi tenere distinte, anche per il commercialista;
- vuoi separare le note di credito dalle fatture.
Ogni sezionale deve essere distinguibile dagli altri (di solito con un prefisso o un suffisso) e rispettare al suo interno le stesse regole: progressivo, senza buchi, senza doppioni. Il registro IVA delle fatture emesse va poi tenuto in modo da ritrovare ogni sezionale.
E le note di credito?
Le note di credito possono seguire la stessa numerazione delle fatture oppure averne una propria: entrambe le scelte sono accettate. Molti preferiscono una serie separata perché il registro diventa più leggibile. Anche qui, la regola è la coerenza: la scelta fatta a gennaio vale per tutto l'anno.
Numeri e date devono andare d'accordo
Le fatture emesse vanno registrate nell'ordine della loro numerazione. Ne discende una regola pratica: all'interno della stessa serie, un numero più alto non dovrebbe avere una data più vecchia. Se la fattura 46 è datata 3 marzo e la 45 è datata 10 marzo, qualcuno prima o poi chiederà perché.
Con la fattura elettronica serve un'attenzione in più. La data della fattura immediata è quella dell'operazione, mentre la trasmissione allo SDI può avvenire entro 12 giorni. Se emetti fatture «in ritardo», controlla che le date restino in ordine con i numeri già usati. La fattura differita, riepilogativa dei DDT del mese, va invece emessa entro il 15 del mese successivo.
I casi difficili
La fattura è stata scartata dallo SDI
Una fattura scartata non si considera emessa. L'Agenzia delle Entrate indica di correggerla e rinviarla entro 5 giorni dalla notifica di scarto, preferibilmente con lo stesso numero e la stessa data. In alternativa la puoi riemettere con un nuovo numero e una nuova data, purché resti collegata a quella scartata (per esempio con una annotazione o un riferimento nel nuovo documento). La prima strada è più pulita perché non lascia buchi nella sequenza.
La fattura è stata consegnata ma è sbagliata
Una fattura consegnata dallo SDI non si cancella e il suo numero non torna libero. Se l'importo è sbagliato o la fattura non andava emessa, si fa una nota di credito (tipo documento TD04) che la storna in tutto o in parte, e se serve una nuova fattura corretta con un nuovo numero. La fattura sbagliata resta nella sequenza, esattamente com'è.
Ho saltato un numero
Un buco nella numerazione (dalla 12 si passa alla 15) non è di per sé un'irregolarità, ma in un controllo ti verrà chiesto dove sono le fatture 13 e 14. Le cause più comuni sono innocenti: una prova del programma, un documento annullato prima dell'invio, un errore di battitura nel numero. Cosa fare:
- se il numero saltato non è mai arrivato allo SDI, annota il motivo (per esempio in un promemoria conservato con il registro) per poterlo spiegare anche tra anni;
- non «riempire» il buco con una fattura successiva retrodatata: crea un problema di date peggiore di quello che risolve;
- chiedi conferma al tuo commercialista su come documentarlo nel tuo caso.
Due fatture con lo stesso numero
Lo SDI scarta una fattura che ha lo stesso numero, la stessa data e lo stesso mittente di una già inviata (è il codice di errore 00404, «fattura duplicata»). Il doppione più insidioso è quello con stesso numero ma date diverse, perché supera il controllo. Succede quasi sempre quando due persone o due strumenti numerano in parallelo.
Cambio programma a metà anno
Se passi a un nuovo gestionale a giugno, la numerazione prosegue da dove eri arrivato: se l'ultima fattura del vecchio programma era la 87/2026, la prima del nuovo sarà la 88/2026. Prima di emettere la prima fattura, imposta il numero di partenza e controllalo due volte. È l'errore più comune nei cambi di software.
L'errore vero: numerare con più strumenti
Nella pratica il problema raramente è capire la regola, ma rispettarla quando i documenti nascono in posti diversi: il gestionale, un foglio Excel «per le urgenze», il portale dell'Agenzia usato una volta, un collega che fattura da un altro computer. Ogni fonte di numerazione in più è un'occasione per un doppione o un buco.
La soluzione più affidabile è avere un solo punto che assegna i numeri, per tutta l'azienda. In gestionale.online la numerazione è automatica per tipo di documento e per anno: il numero lo assegna il programma, anche quando lavorate in più persone contemporaneamente.
Checklist di inizio anno
- Hai deciso se ripartire da 1 o continuare? Vale per tutto l'anno.
- I sezionali sono gli stessi dell'anno scorso? Se ne aggiungi uno, partilo da 1.
- Le note di credito seguono la serie delle fatture o una propria?
- Nessuno fattura più da fogli o programmi «di emergenza»?
- L'ultima fattura dell'anno precedente è stata consegnata dallo SDI, o c'è qualche scarto da sistemare?
Domande frequenti
Posso ricominciare la numerazione delle fatture da 1 ogni anno?
Nel numero della fattura posso usare lettere o l'anno?
Le note di credito devono avere una numerazione separata?
Una fattura scartata dallo SDI va rinumerata?
Ho saltato un numero di fattura: cosa devo fare?
Chi scrive. Rosario Giacalone è ingegnere informatico e dell'automazione, titolare di GicaSoft a Mazara del Vallo. Sviluppa software gestionali per piccole imprese e ha progettato gestionale.online, dalla fatturazione elettronica al magazzino. Le informazioni normative sono aggiornate alla data indicata: per i casi particolari conviene sempre un confronto con il proprio commercialista.
Ti interessa questa funzione? Guarda Piano Base — numerazione automatica per tipo di documento e anno →
Per approfondire: