Tracciabilità di lotto:
non solo per alimentare e farmaceutico

Tracciabilità · guida pratica · aggiornato a ottobre 2026 · di Rosario Giacalone

Quando si parla di tracciabilità di lotto, il pensiero va quasi sempre agli stessi due settori: alimentare e farmaceutico, dove è un obbligo di legge da decenni. Ma il problema che la tracciabilità risolve, cioè sapere da dove viene e dove è finito ogni pezzo di merce, riguarda molte più attività. E dal dicembre 2024, con il nuovo regolamento europeo sulla sicurezza dei prodotti, riguarda per legge anche chi vende prodotti di consumo «normali».

La domanda di fondo, uguale in ogni settore

Se oggi scopro un problema su un prodotto, riesco a risalire in pochi minuti a tutti gli altri pezzi dello stesso lotto e a tutti i clienti che li hanno ricevuti?

Se per rispondere devi aprire a mano fatture e documenti di trasporto di settimane o mesi, la tracciabilità di fatto non c'è, anche se ogni singolo documento è in ordine. La tracciabilità vera si regge su due collegamenti:

• un passo indietro: per ogni lotto che hai in casa, sai da quale fornitore è arrivato e con quale documento;
• un passo avanti: per ogni lotto venduto, sai a quale cliente è andato, quando e in che quantità.

Lotto o numero di serie?

Sono due livelli di dettaglio diversi, e conviene usare quello giusto:

• Lotto: identifica un gruppo di pezzi prodotti insieme, nelle stesse condizioni. Tipico di cosmetici, vernici, adesivi, alimenti, detergenti. Di solito va insieme a una data di scadenza.
• Numero di serie (matricola): identifica il singolo pezzo. Tipico di apparecchi elettronici, registratori di cassa, utensili elettrici, elettrodomestici. Serve anche per garanzie e assistenza.

Il regolamento europeo sulla sicurezza dei prodotti (GPSR)

Dal 13 dicembre 2024 si applica il Regolamento (UE) 2023/988 sulla sicurezza generale dei prodotti, noto come GPSR. Riguarda i prodotti destinati ai consumatori che non hanno già una normativa di settore più specifica, e dice tra l'altro che:

• i fabbricanti devono apporre sul prodotto un elemento che permetta di identificarlo, come il tipo, il lotto o il numero di serie;
• tutti gli operatori economici, compresi i distributori e i negozi, devono essere in grado di indicare all'autorità da quale operatore hanno ricevuto un prodotto e a quali operatori lo hanno fornito, per un periodo di anni fissato dal regolamento;
• in caso di richiamo, le informazioni devono arrivare in modo efficace ai clienti interessati.

Per un negozio o un grossista, la conseguenza pratica è semplice: le fatture di acquisto e di vendita devono permetterti di ricostruire la catena. Se sulle righe c'è anche il lotto, un richiamo diventa una ricerca di pochi secondi invece di una giornata di archivio.

Settori con regole specifiche

Molti prodotti hanno inoltre una normativa propria, che spesso chiede esplicitamente il numero di lotto. Qualche esempio:

L'elenco è indicativo e non esaustivo. Ogni normativa ha esclusioni, tempi di conservazione e obblighi diversi per fabbricanti, importatori e distributori: per il tuo caso specifico confrontati con la tua associazione di categoria o con un consulente.

Dove serve anche senza un obbligo esplicito

Componenti elettronici e ricambi

Chi vende o installa componenti con un numero di lotto o di serie del produttore ha lo stesso problema in caso di richiamo: un lotto difettoso segnalato dal fornitore va rintracciato tra i propri clienti, non solo tra i propri scaffali. E per le garanzie, sapere a chi è andata ogni matricola chiude sul nascere le contestazioni.

Vernici, adesivi e prodotti chimici

Un lotto con un problema di produzione si scopre spesso mesi dopo, quando qualcosa non asciuga o non tiene. A quel punto la domanda è: in quali cantieri, a quali imprese è andato? Con il lotto sulla riga della fattura la risposta è immediata.

Prodotti con scadenza

Integratori, prodotti per animali, detergenti, cartucce: qui la tracciabilità serve anche per vendere prima quello che scade prima. Merce scaduta sullo scaffale significa soldi buttati.

Come si gestisce un richiamo, in pratica

Immagina che il fornitore ti avvisi: «il lotto L2309 della crema X è difettoso». Con una tracciabilità fatta bene:

1. Blocchi la merce in casa: cerchi il lotto L2309 in magazzino, vedi quanti pezzi hai e dove sono, e li togli dalla vendita.
2. Trovi i clienti: cerchi lo stesso lotto nei documenti di vendita. Escono solo le fatture, i DDT e gli scontrini che lo contengono, con cliente, data e quantità.
3. Avvisi in modo mirato: contatti solo quei clienti, invece di tutti quelli che hanno comprato la crema X negli ultimi due anni.
4. Documenti tutto: stampi un report con carichi e uscite del lotto, da conservare e da mostrare se te lo chiedono.

Fatto così, un richiamo dura un'ora invece di una settimana. E la differenza di reputazione tra «ti abbiamo avvisato noi il giorno stesso» e «l'hai scoperto da solo» vale da sola lo sforzo.

Una nota sulle vendite al banco ai privati: se il cliente non è identificato non puoi contattarlo direttamente, ma sapere quanti pezzi di quel lotto sono usciti e quando ti permette di dimensionare il problema e di informare il pubblico nel modo giusto, per esempio con un avviso in negozio.

Gli errori più comuni

• Tracciare tutto o niente. Non serve mettere il lotto sulle viti: traccia gli articoli dove un richiamo o una garanzia sono plausibili.
• Lotto scritto solo sul DDT di arrivo. Se non entra nel gestionale al carico, non lo ritrovi alla vendita.
• Lotto scelto a caso alla vendita. Chi prende la merce dallo scaffale deve indicare il lotto vero, non il primo della lista.
• Un registro a parte. Un quaderno o un foglio dei lotti separato dai documenti si disallinea in poche settimane. Il lotto deve stare sulla riga della fattura o dello scontrino.

Perché conviene comunque

Anche dove nessuna legge la chiede, la tracciabilità limita il danno quando (non se) qualcosa va storto. Un richiamo mirato a venti clienti costa molto meno, in tempo e in reputazione, di un richiamo generico a tutti quelli che hanno comprato quella linea di prodotti. E costa molto meno che scoprire il problema dal primo reclamo, senza sapere quanti altri pezzi dello stesso lotto sono ancora in giro.

Domande frequenti