Come emettere una fattura elettronica

Che cos'è la fattura elettronica

La fattura elettronica è un file XML che viene inviato al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate, che lo verifica e lo recapita al destinatario. Non è un PDF spedito per email: è un documento con una struttura precisa, che il software compila al posto tuo. Dal 2024 l'obbligo riguarda anche i forfettari, senza soglie di esenzione.

Il programma genera l'XML partendo dai dati che hai già inserito: anagrafica cliente, righe del documento e aliquote IVA. Non devi scrivere nulla a mano nel file.

1. Prepara l'anagrafica del cliente

È il passaggio dove nascono quasi tutti gli scarti. Per ogni cliente servono:

• Partita IVA oppure codice fiscale (per i privati);
• Codice destinatario SDI (7 caratteri) oppure indirizzo PEC: è dove lo SDI recapiterà la fattura. Se il cliente non te lo comunica si usa 0000000, e la fattura resta a sua disposizione nel cassetto fiscale;
• indirizzo completo con CAP, comune e provincia;
• per la Pubblica Amministrazione: il Codice Univoco Ufficio (CUU) al posto del codice SDI, sempre obbligatorio.

2. Scegli il tipo documento giusto

Il tipo documento determina il codice che finisce nell'XML. I più usati:

• TD01 — fattura (il caso normale);
• TD04 — nota di credito, quando devi stornare in tutto o in parte una fattura già emessa;
• TD24 — fattura differita, per la merce già consegnata con DDT.

Ogni tipo documento ha la sua numerazione, che riparte da 1 ogni anno: è il programma a tenerne il conto, senza salti e senza numeri doppi.

3. Compila le righe

Per ogni riga servono descrizione, quantità, prezzo e aliquota IVA. Quando l'aliquota è zero diventa obbligatoria la natura, cioè il motivo per cui l'IVA non si applica (operazione esente, non imponibile, fuori campo, reverse charge). È un altro punto classico di scarto: una riga a IVA 0% senza natura viene rifiutata.

Chi lavora con ritenuta d'acconto o cassa previdenziale le indica a parte: finiscono in due blocchi dedicati dell'XML, e il netto a pagare tiene conto della ritenuta trattenuta dal committente.

4. Invia e controlla le notifiche

Dopo l'invio lo SDI risponde entro pochi giorni con una notifica:

• Consegnata — tutto a posto, la fattura è arrivata al destinatario;
• Mancata consegna — la fattura è valida, ma il recapito non è riuscito: resta nel cassetto fiscale del cliente;
• Scartata — c'è un errore da correggere. La fattura si considera non emessa: va corretta e rinviata entro cinque giorni, mantenendo lo stesso numero.

Le notifiche arrivano nel programma e restano collegate al documento, così sai sempre a che punto è ogni fattura senza dover controllare altrove.

Gli scarti più frequenti

• codice destinatario o PEC mancanti o sbagliati;
• partita IVA del cliente formalmente non valida;
• riga con IVA 0% senza codice natura;
• numero già usato per un'altra fattura dello stesso anno;
• data del documento incoerente con la numerazione (numeri e date devono crescere insieme).

Il programma controlla questi punti prima di generare l'XML e ti avvisa, così l'errore lo correggi subito invece di scoprirlo dalla notifica di scarto.