Vendita al banco e registratore telematico

Lo scontrino elettronico in due parole

Dal 2020 lo scontrino cartaceo è stato sostituito dal documento commerciale, e i corrispettivi telematici vengono trasmessi all'Agenzia delle Entrate dal registratore telematico (RT), di norma con la chiusura giornaliera. Il cliente riceve un documento che non ha più valore fiscale di per sé: il dato fiscale viaggia per conto suo.

Il gestionale si occupa della parte che resta a te: cosa è stato venduto, a che prezzo, con quale IVA, e cosa esce dal magazzino.

Battere uno scontrino

Al banco si lavora in due modi, spesso insieme:

• lettore di codici a barre — si spara il codice e l'articolo entra nel carrello. Un suono conferma che è stato riconosciuto, un suono diverso avvisa quando il codice non esiste a catalogo: te ne accorgi senza guardare lo schermo;
• ricerca o articoli veloci — per quello che non ha codice a barre, o per i prodotti che vendi di continuo e vuoi avere sempre sotto le dita.

Quantità, prezzo e sconto di ogni riga restano modificabili. Nei periodi di saldo si può impostare uno sconto generale che si applica a ogni articolo aggiunto da quel momento, senza doverlo ripetere riga per riga.

Cosa succede dopo la chiusura dello scontrino

• il magazzino si scarica da solo, articolo per articolo;
• l'incasso finisce in prima nota, distinto per modalità di pagamento;
• se serve una fattura al posto dello scontrino, la si genera dallo stesso scontrino senza ribattere nulla.

Un dettaglio che conta: se trasformi uno scontrino in fattura, il magazzino è già stato scaricato dallo scontrino. Il tipo documento usato per la fattura va quindi configurato in modo da non movimentare di nuovo il magazzino, altrimenti la merce risulterebbe uscita due volte.

Chiusura di cassa

A fine giornata la chiusura fiscale sul registratore trasmette i corrispettivi. Nel gestionale resta il riepilogo di quello che è passato dalla cassa, utile per confrontare l'incasso contato con quello registrato e accorgersi subito di una differenza, finché ci si ricorda ancora della giornata.

La verifica periodica del registratore telematico

Ogni RT va sottoposto a verifica periodica da parte di un tecnico abilitato, con scadenza fissata dalla normativa. La verifica controlla il sigillo fiscale, la targhetta con il QR code, il funzionamento del modulo fiscale, la corretta registrazione dei dati e l'invio dei corrispettivi.

Chi fa assistenza tecnica può gestire queste verifiche con una checklist che segue i controlli previsti e ne conserva l'esito, con la data della prossima scadenza: così le verifiche si pianificano invece di scoprirle scadute. Nel caso di registratore privo di sigillo sono previste prove integrative e una dichiarazione dell'esercente, anch'esse gestite dalla checklist.