Griglia taglie in vendita:
perché il foglio Excel smette di funzionare

Taglie e Colori · guida pratica · aggiornato a ottobre 2026 · di Rosario Giacalone

Chi vende abbigliamento o calzature quasi sempre inizia con un foglio Excel per tenere sotto controllo taglie e colori. Ha senso: è gratis, lo sanno usare tutti e all'inizio, con poche decine di articoli, funziona davvero bene. Il problema non è il foglio in sé, ma cosa succede quando il catalogo cresce. In questo articolo vediamo dove si rompe, come impostarlo bene se per ora vuoi restare su Excel, e quali segnali dicono che è il momento di cambiare.

Un articolo, tante righe: i numeri veri

Una felpa in 5 taglie e 3 colori non è un articolo: sono 15 varianti, ognuna con la propria giacenza. Facciamo due conti su un negozio piccolo:

Con poche righe l'errore si vede. Con migliaia di righe, una cella sbagliata resta lì per mesi.

Gli errori tipici del foglio taglie

• Taglie scritte in modi diversi: «XL», «xl», «X-L». Per Excel sono tre taglie diverse, e i filtri e i totali smettono di tornare.
• Colori con nomi diversi: «blu notte», «navy», «blu scuro» per lo stesso capo, a seconda di chi ha scritto la riga.
• Righe duplicate dello stesso modello, una aggiornata e una no.
• Formule sovrascritte: qualcuno scrive un numero sopra la cella del totale, e da quel giorno il totale del modello non è più la somma delle taglie.
• Ordinamento sbagliato: un ordinamento fatto su una sola colonna rimescola le giacenze tra modelli diversi. È l'errore più distruttivo, e il più difficile da scoprire.

Al banco il tempo conta

Con un cliente davanti che chiede «c'è questo modello in 42 nero?», cercare la riga giusta su un foglio con migliaia di righe (magari ordinato per codice, non per modello) richiede tempo che al banco non c'è. Una vera griglia taglie × colori mostra tutte le varianti di un modello in un colpo d'occhio, con la giacenza di ognuna. La risposta al cliente diventa «sì, ne ho due» in tre secondi, oppure «in 42 no, ma ce l'ho in blu», che spesso salva la vendita.

Il foglio non parla con la cassa

Anche il foglio meglio organizzato ha lo stesso limite di fondo: non sa cosa succede alla cassa. Ogni vendita va scaricata a mano, di solito a fine giornata o «quando c'è un attimo», che spesso vuol dire qualche giorno dopo. Nel frattempo il foglio dice che il 42 nero c'è, il commesso lo promette al telefono, e il cliente arriva in negozio per niente.

Cambi taglia e resi: il punto debole

Nell'abbigliamento il cambio taglia è quotidiano, soprattutto dopo Natale e durante i saldi. Ogni cambio sono due movimenti: la taglia restituita rientra, quella nuova esce. Su un foglio Excel è facilissimo farne uno solo, o farli sulla riga sbagliata. Dopo qualche settimana di saldi, le giacenze per taglia non sono più affidabili proprio nel momento in cui servono di più.

Codici a barre per variante

Ogni variante dovrebbe avere il suo codice a barre, così alla cassa si scansiona il cartellino e la taglia è già quella giusta. Due strade:

• usare i codici del fornitore, quando le etichette arrivano già con un EAN per ogni taglia e colore;
• generare codici interni per la merce che ne è priva: vanno benissimo per l'uso in negozio.

Se invece vendi i tuoi prodotti ad altri negozi o sui marketplace, servono codici EAN ufficiali, che si ottengono iscrivendosi a GS1 Italy.

La curva taglie: comprare meglio la prossima stagione

C'è un vantaggio che un foglio difficilmente ti dà: sapere quali taglie vendi davvero. Se di un modello hai comprato 1 S, 2 M, 3 L, 3 XL e 1 XXL, e a fine stagione ti restano 2 XL e la XXL, la prossima volta l'ordine va cambiato.

Questa distribuzione si chiama curva taglie. Guardarla per famiglia di prodotto (maglieria, pantaloni, scarpe) a fine stagione è il modo più semplice per ridurre i fondi di magazzino e i saldi forzati. Per farlo servono però dati di vendita affidabili per singola taglia: esattamente quello che il foglio, con i suoi scarichi fatti a mano, fatica a garantire.

Se per ora resti su Excel: come impostarlo bene

Se il catalogo è ancora piccolo e vuoi rimandare il cambio, almeno imposta il foglio in modo da limitare i danni:

1. Una riga per ogni variante, non una riga per modello con le taglie in colonna: è molto più facile da filtrare e da sommare.
2. Colonne fisse: codice modello, descrizione, taglia, colore, codice a barre, giacenza, prezzo.
3. Elenchi a discesa (convalida dati) per taglie e colori, così nessuno può scrivere «xl» al posto di «XL».
4. Un codice univoco per variante, costruito sempre allo stesso modo: per esempio FELPA101-L-NERO.
5. Totali per modello con una tabella pivot, mai scritti a mano.
6. Un solo file, in un solo posto condiviso, e una sola persona che lo aggiorna. Due copie del foglio sono già due verità diverse.

Quando conviene davvero cambiare

Non c'è una soglia magica di articoli. I segnali più affidabili sono altri:

• controllare la giacenza di un modello richiede più di qualche secondo;
• sempre più spesso scopri una differenza solo quando la fa notare un cliente;
• alla cassa c'è più di una persona;
• dopo i saldi ti serve un pomeriggio per rimettere in ordine il foglio.

Se ti riconosci in due di questi punti, il foglio ha già smesso di essere uno strumento di controllo ed è diventato un archivio da aggiornare a fatica. Il passaggio a un gestionale con griglia taglie, poi, è meno traumatico di quanto sembra: se il foglio è impostato come sopra, si importa quasi così com'è.

Domande frequenti