Interventi, riparazioni ed etichette

Due situazioni diverse

Chi fa assistenza si trova davanti a due casi che si somigliano ma funzionano in modo diverso:

• intervento — si va dal cliente, su un apparecchio che conosci e che hai in anagrafica: sai modello, matricola, storico e scadenze;
• riparazione da banco — il cliente arriva con un oggetto sottobraccio, magari comprato altrove, che non hai mai visto e che non ha una matricola da cercare.

Nel secondo caso non ha senso censire l'apparecchio come se fosse un tuo dispositivo seguito nel tempo: serve solo annotare cosa è stato lasciato, da chi e con quali accessori.

La presa in carico

Al momento dell'accettazione si registrano:

• il cliente;
• l'oggetto: descrizione, marca e modello, anche solo come testo;
• gli accessori consegnati — cavo, borsa, telecomando, batteria: scriverlo evita discussioni alla riconsegna;
• il difetto segnalato dal cliente, con le sue parole.

L'etichetta sull'oggetto

Ogni riparazione può avere un'etichetta da appendere all'oggetto, con il codice a barre del numero di riparazione, il nome del cliente e la descrizione. Serve a una cosa pratica: quando il pezzo torna sul banco, lo si identifica con un colpo di lettore invece di cercarlo per nome o di aprire la scatola sbagliata.

Il formato dell'etichetta è configurabile (dimensioni, posizione di testo e codice a barre), per adattarla alle etichette che usi già.

Diagnosi, ricambi e lavorazione

Durante la lavorazione si annotano la diagnosi e il lavoro svolto, e si aggiungono i ricambi utilizzati: questi ultimi scaricano il magazzino e possono essere marcati come da fatturare o inclusi nella riparazione. Si registrano anche ore di lavoro, chilometri e tariffa oraria, se li addebiti.

Riconsegna e fatturazione

Alla riconsegna si stampa il rapporto di intervento: cosa era stato segnalato, cosa è stato trovato, cosa è stato fatto e con quali ricambi. È il documento che il cliente firma per accettazione, ed è anche quello che ti protegge se mesi dopo nasce una contestazione.

Quello che è da fatturare finisce in fattura senza essere ribattuto: le righe arrivano dall'intervento, con i ricambi e le ore già valorizzati.