Gestire il magazzino: giacenze, carico e inventario
Come far quadrare la giacenza: da dove arrivano i movimenti, come leggerli e cosa fare quando i conti non tornano.
La giacenza non si scrive: si calcola
La giacenza di un articolo non è un numero che si digita, ma il risultato dei movimenti di magazzino: ogni carico la alza, ogni scarico la abbassa. È una differenza importante, perché significa che quando un numero non torna la risposta sta sempre nei movimenti, non nell'anagrafica dell'articolo.
I movimenti nascono quasi sempre da soli, come conseguenza di quello che fai:
- fattura di acquisto o carico da fornitore → movimento di carico;
- fattura di vendita o scontrino → movimento di scarico;
- ricambi usati in un intervento → scarico;
- rettifiche e inventario → movimenti inseriti a mano.
Articoli normali e articoli con matricola
Un articolo può essere gestito in due modi, e la differenza cambia come si legge la giacenza:
- a quantità — interessa quanti pezzi ci sono, non quali: viti, cavi, materiale di consumo;
- a matricola (numero di serie) — ogni pezzo è identificato singolarmente: registratori di cassa, apparecchi, macchine. Qui la giacenza è l'elenco delle matricole disponibili, e per ciascuna sai dov'è finita.
Per gli articoli a matricola, una matricola venduta o noleggiata esce da sola dalla disponibilità: non devi ricordarti di scalarla.
Giacenza per sede
Se hai più punti vendita o magazzini, ogni movimento registra in quale sede è avvenuto. Puoi quindi guardare la giacenza di una singola sede oppure accorpare tutto per avere il totale aziendale. Chi lavora con una sede sola non vede nemmeno questa distinzione: resta fuori dalle schermate.
Scorta minima: accorgersi prima
Per ogni articolo puoi indicare una scorta minima. Quando la giacenza scende sotto quella soglia l'articolo viene segnalato, così te ne accorgi mentre puoi ancora ordinare, non quando un cliente chiede qualcosa che non hai.
Quando la giacenza è sbagliata
Una giacenza negativa non è un capriccio del programma: significa che sono stati registrati più scarichi che carichi. Le cause tipiche:
- merce venduta prima di aver registrato la fattura d'acquisto;
- carico inserito su un articolo diverso da quello venduto (due codici simili);
- rettifiche di inventario mai fatte dopo un conteggio.
La strada è sempre la stessa: aprire i movimenti di quell'articolo e vedere quale manca, invece di correggere il totale a mano. Correggere il numero senza correggere i movimenti fa tornare il conto per un giorno, e lo fa sbagliare di nuovo il giorno dopo.
Inventario
L'inventario è il confronto tra quello che il programma dice e quello che c'è davvero sullo scaffale. Si conta, si registra la differenza come movimento di rettifica, e da quel momento i due numeri ripartono allineati. Conviene farlo almeno a fine anno, e per gli articoli che girano di più anche più spesso.
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