Conservazione delle fatture elettroniche: gratis con l'Agenzia delle Entrate
Le fatture elettroniche vanno conservate a norma. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito: si attiva una volta sola, in pochi minuti, e da lì lavora da solo.
Perché serve
Le fatture elettroniche, emesse e ricevute, vanno tenute in conservazione elettronica a norma: un archivio che garantisce che il file non sia stato modificato e che lo si possa esibire in caso di controllo. Tenere l'XML o il PDF sul computer, o nel gestionale, non basta.
La conservazione di un anno va chiusa entro il terzo mese successivo alla scadenza della dichiarazione dei redditi di quell'anno. Chi non ha un servizio a pagamento può usare quello gratuito dell'Agenzia delle Entrate.
Il servizio gratuito dell'Agenzia
- Conserva tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute che passano dal Sistema di Interscambio (SDI).
- Le conserva per 15 anni, ed è l'Agenzia a fare da responsabile della conservazione.
- È gratuito. Le adesioni fatte dal 4 giugno 2021 non hanno scadenza: valgono finché non recedi.
- Hai aderito prima di giugno 2021? Quell'accordo durava tre anni e andava rinnovato: controlla che sia ancora attivo, altrimenti aderisci di nuovo.
Come attivarlo, passo per passo
- Entra nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS.
- Se lavori per una società o per un'altra ditta, scegli in alto l'utenza giusta (la partita IVA per cui vuoi attivare il servizio).
- Apri la sezione Conservazione e scegli l'adesione al servizio.
- Leggi l'accordo di servizio e conferma l'adesione.
- Se ti viene proposto, indica da quale data portare in conservazione anche le fatture già passate dallo SDI prima dell'adesione. La data non può andare troppo indietro: il portale ti mostra il limite.
Fatto. Da quel momento le fatture che passano dallo SDI entrano in conservazione da sole, senza caricare niente.
Il percorso e i nomi delle voci possono cambiare leggermente da un aggiornamento all'altro del portale: se non trovi una voce, cerca «Conservazione» nel menu di Fatture e Corrispettivi.
Lo può fare il commercialista
Se il tuo commercialista ha la delega ai servizi di fatturazione elettronica e conservazione, può aderire lui al posto tuo dalla sua area riservata. Chiedi a lui: spesso è già stato fatto.
Cosa non copre
Il servizio conserva solo i documenti che passano dallo SDI. Restano fuori, e vanno conservati in altro modo:
- fatture di fornitori esteri arrivate in PDF o per email, fuori dallo SDI;
- documenti che non sono fatture elettroniche: documenti di trasporto, contratti, registri.
Con gestionale.online
Le fatture che invii dal programma, via PEC o con il nostro canale diretto con lo SDI, e quelle che ricevi passano tutte dallo SDI: con l'adesione al servizio dell'Agenzia sono conservate automaticamente, senza fare niente in più.
Il programma tiene comunque i file XML inviati e ricevuti, per consultarli e scaricarli quando servono. Ricorda però che l'archivio del gestionale non è conservazione a norma: per quella serve il servizio dell'Agenzia, o un conservatore a pagamento.
Controlla una volta l'anno
Nella sezione Conservazione del portale trovi l'elenco di ciò che è stato conservato. Dai un'occhiata una o due volte l'anno: è anche da lì che scarichi le fatture se un controllo te le chiede.
Link utili
- Portale Fatture e Corrispettivi (accesso con SPID, CIE o CNS)
- Guida dell'Agenzia delle Entrate «La fattura elettronica e i servizi gratuiti» (dicembre 2025, PDF)
- Accordo di servizio per la conservazione (PDF dell'Agenzia)
Informazioni aggiornate a ottobre 2026. Le condizioni del servizio le decide l'Agenzia delle Entrate e possono cambiare: in caso di dubbio fa fede il suo sito, o chiedi al tuo commercialista.
Leggi anche: Come emettere una fattura elettronica · Fatturazione: PEC o canale SDI?